Wat regelt de caterer en wat doe je zelf?
Je hebt een cateraar geboekt. Maar wie regelt de tafels? Wie zorgt dat er voldoende stopcontacten zijn? En wie belt als een leverancier uitvalt? Een eerlijk overzicht van de taakverdeling.
De taakverdeling in een oogopslag
Voor veel opdrachtgevers is de grens tussen wat de cateraar regelt en wat zij zelf moeten organiseren niet altijd duidelijk. Dat leidt tot misverstanden op de dag zelf. Onderstaand overzicht maakt het onderscheid concreet.
Wat de caterer regelt
- Menu, inkoop en bereiding
- Presentatie en opmaak buffet of serveertafels
- Bediening en keukenteam op locatie
- Servies, glaswerk, bestek en presentatieschalen
- Allergenen en dieetwensen uitvoering
- Afbouw en opruimen na afloop
Wat jij als opdrachtgever regelt
- De locatie, tafels, stoelen en verlichting
- Tijdige aanlevering guestlijst en dieetwensen
- Toegang tot de locatie voor opbouw
- Parkeergelegenheid voor het cateringteam
- Beslissingen bij onverwachte wijzigingen op de dag
- Decoratie, bloemstukken en naamkaartjes
Wat regelt een professionele cateraar?
Een goede cateraar neemt de volgende zaken volledig van je over. Je hoeft hier op de dag zelf niet naar om te kijken.
Menu, inkoop en bereiding
Van menusamenstelling tot inkoop van ingredienten. De cateraar stelt een voorstel op, stemt dat af op het event en regelt alle benodigde producten. Jij hoeft niets in te kopen of voor te bereiden.
Presentatie en opbouw op locatie
Of het nu op locatie of in een eigen keuken wordt bereid: de volledige bereiding, opmaak en presentatie valt onder de cateraar. Inclusief de opbouw van het buffet of de serveertafels.
Personeel en aanspreekpunt op de dag
Bediening, keukenmedewerkers en een leidinggevende op locatie. Een professionele cateraar werkt met een vast aanspreekpunt tijdens het event. Jij hoeft op de dag niet te coordineren met het cateringteam.
Materiaal en benodigdheden
Servies, glaswerk, bestek, presentatieschalen, chafing dishes, serveerschalen en servetten. Alles wat nodig is om het eten correct te serveren, neemt de cateraar mee. Tenzij anders afgesproken in de offerte.
Allergenen en dieetwensen
Een professionele cateraar registreert dieetwensen vooraf en zorgt dat elk speciaal verzoek op de dag correct wordt uitgevoerd. Dit is een wettelijke verplichting, geen extra service.
Afbouw en opruimen na afloop
Na afloop ruimt de cateraar zijn eigen materiaal op, reinigt de serveertafels en neemt het restafval mee. De locatie wordt achtergelaten zoals vooraf afgesproken.
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
Dit zijn de punten waar de meeste misverstanden over ontstaan. Zorg dat je deze vooraf helder hebt.
- De locatie zelf. Tafels, stoelen, verlichting en geluid zijn doorgaans jouw verantwoordelijkheid of die van de locatie, tenzij dit expliciet in de offerte is opgenomen. Controleer dit altijd vooraf.
- Tijdige aanlevering van guestlijst en dieetwensen. Definitief gastenaantal en alle dieetwensen moeten minimaal 5 werkdagen voor het event zijn aangeleverd. Bij grotere events een week van tevoren.
- Toegang tot de locatie. Zorg dat de cateraar op tijd binnen kan voor opbouw. Reken op minimaal 1,5 tot 2 uur voor een borrel of lunch, langer voor een walking dinner of gala.
- Parkeergelegenheid. Zeker in Den Haag en Rotterdam binnenstad: regel laad- en losmogelijkheden voor het cateringteam. Gebrek aan parkeerruimte leidt tot vertraging bij opbouw.
- Beslissingen op de dag. Onverwachte situaties zoals extra gasten of een aangepaste starttijd vereisen een beslissing van jou als opdrachtgever. De cateraar lost operationele problemen op binnen zijn eigen scope.
De grijze zone: stem dit vooraf af
Een aantal zaken valt niet automatisch onder de cateraar maar wordt door opdrachtgevers regelmatig wel verwacht. Vraag dit bij de offerte expliciet uit zodat er geen onduidelijkheid is op de dag zelf.
- Bloemstukken en tafeldecoratie
- Naamkaartjes of menukaarten op tafel
- Verhuur van statafels of lounge meubels
- Geluidsinstallatie of microfoon
- Fotografie of videografie van het event
- Coordinatie van andere leveranciers (AV, beveiliging, vervoer)
KOM Catering & Events kan bij grotere events meedenken over de volledige eventopzet, maar bovenstaande zaken zijn standaard geen onderdeel van een cateringofferte tenzij dit expliciet is afgesproken.
Stel een draaiboek op
Voor elk event boven de 30 personen is een draaiboek geen overkill maar een noodzaak. Leg daarin vast: de tijdlijn van de dag, wie het aanspreekpunt is voor de cateraar, het definitieve gastenaantal, de dieetwensen per tafel of groep, en de afspraken over opbouw en afbouw.
Werkwijze KOM: We werken standaard met een draaiboek voor alle events boven de 50 personen. Voor kleinere events stellen we een bevestigingsmail op met alle afspraken samengevat, zodat beide partijen exact weten wat er is afgesproken.
Waarom KOM Catering voor zakelijke events?
KOM Catering & Events verzorgt events voor ministeries, ambassades, universiteiten en corporate opdrachtgevers in Den Haag, Delft, Rotterdam en omgeving. We werken met een vast aanspreekpunt van intake tot uitvoering en leggen alle afspraken schriftelijk vast. Zo weet je vooraf precies wat je kunt verwachten en wat je zelf moet regelen.
Veelgestelde vragen over de taakverdeling bij catering
De meest voorkomende vragen over wat de cateraar regelt en wat jij zelf moet organiseren.
Catering voor jouw bedrijfsevenement?
We leggen vooraf alle afspraken vast zodat je weet wat je kunt verwachten. Reactie binnen 24 uur.
