Hoeveel personeel heb je nodig bij evenement catering?
Het hangt af van het type event, de ruimte en het serviceniveau. Als vuistregel: voor een borrel met rondlopende hapjesservice reken je op 1 medewerker per 25 tot 40 gasten. Voor een walking dinner is dat 1 per 20 tot 25 gasten. Voor een bediend zittend diner 1 per 10 tot 20. Wil je een concreet getal voor jouw situatie, dan is een offerte de snelste route.
De basisratio per eventtype
Bij een walking dinner reken je op 1 medewerker per 20 tot 25 gasten. Bij een borrel met rondlopende service volstaat 1 per 25 tot 40 gasten. Bij een buffet of zelfbediening kan dat oplopen naar 1 per 40 tot 60 gasten. Voor een bediend zittend diner geldt 1 per 10 tot 20 gasten. Vanaf 75 tot 100 gasten is een coordinator of eventlead sterk aan te raden.
De ratio's boven zijn minimale bandbreedtes voor een normaal verlopend event. Factoren als een lange looproute, meerdere tafelsettings of een strak tijdschema kunnen reden zijn om eerder aan de bovenkant van die bandbreedte te zitten.
Hoeveel medewerkers per aantal gasten?
De tabel hieronder geldt voor een normale borrel met rondlopende service (ratio 1 per 30 gasten). Keuken- en logistiek personeel zijn hier niet in meegeteld.
| Gasten | Bar | Floor | Totaal minimaal | Totaal normaal |
|---|---|---|---|---|
| 25 | 1 | 0-1 | 1 | 1-2 |
| 50 | 1 | 1-2 | 2 | 2-3 |
| 100 | 1-2 | 2-3 | 3 | 4-5 |
| 200 | 2-3 | 4-5 | 6 | 7-9 |
Bij een walking dinner of bediend diner liggen de aantallen hoger. Een walking dinner voor 100 gasten vraagt naast 4 tot 5 floormedewerkers ook 2 tot 3 keukenkrachten voor de opmaak en timing van de rondes.
Wil je weten hoeveel personeel jouw event vraagt? Stuur het aantal gasten, het type event en de looptijd door en KOM maakt een voorstel.
Bespreek uw situatiePersoneel per type event
Licht: borrel met zelfbediening
Denk aan een buffet of tapas op tafel waarbij gasten zelf pakken. Je hebt minimaal 1 medewerker per 50 gasten nodig voor aanvullen en schalen ophalen. Voor de bar reken je op 1 barmedewerker per 100 gasten. Dit werkt alleen als de opstelling dat toelaat en er weinig persoonlijke service verwacht wordt.
Normaal: borrel met rondlopende service
Hier lopen medewerkers actief rond met hapjes en houden ze de bar bij. Ratio: 1 medewerker per 30 gasten. Vanaf 75 gasten is een coordinator het verschil tussen een soepel lopend event en een event waarbij niemand de regie heeft.
Walking dinner
Bij een walking dinner met meerdere gangen heb je 1 floormedewerker per 20 tot 25 gasten en daarnaast 1 keukenkracht per 40 gasten voor de opmaak en het bewaken van de timing. De bediening loopt continu, wat vraagt om goede taakverdeling en een vaste aanspreekpersoon.
Full service: bediend zittend diner
Voor een seated dinner reken je op 1 medewerker per 10 tot 15 gasten. Bij grotere groepen en meerdere gangen is een vaste coordinator onmisbaar. Een sommelier is optioneel, maar soms zinvol als er een uitgebreid wijnarrangement bij hoort.
Aandachtspunten bij de personeelsplanning
- Piekmoment bij binnenkomst: in de eerste 15 tot 20 minuten komen gasten tegelijk binnen en zoekt iedereen tegelijk drank. Plan extra handen voor dit moment, ook al heb je voor de rest van het event minder mensen nodig.
- Speeches en pauzes: tijdens een speech staat de bediening stil, maar daarna volgt een piek. Houd dit in het tijdschema en de bezetting op piekmomenten.
- Opbouw en afbouw: die uren tellen mee in de personeelsplanning. Medewerkers die opbouwen zijn niet tegelijk beschikbaar voor service. Plan dit apart.
- Locatie en routing: een grote ruimte met meerdere verdiepingen of een gespreide opstelling vraagt meer floorpersoneel dan een compacte zaal. Loop de route vooraf door.
- Dieetwensen en allergenen: als er aparte buffetopstellingen of alternatieve gerechten nodig zijn, kost dat extra aandacht en tijd van het personeel. Dit is geen bijzaak maar een aandachtspunt dat vooraf helder moet zijn.
Wat gaat er mis bij de personeelsplanning?
- Personeel inzetten zonder coordinator bij een groep van 100 of meer, waardoor niemand de regie heeft en problemen pas worden opgepakt als het te laat is.
- Bar onderbezetten. Een rij wachtende gasten bij de bar heeft direct effect op de sfeer, ook als het eten goed is.
- Opbouwtijd niet meenemen in de planning, waardoor personeel geen tijd heeft om alles goed klaar te zetten voor de gasten binnenkomen.
- Personeel zonder ervaring met grote groepen inzetten bij een uitgebreid walking dinner. Timing van rondes, opmaak en klachtenafhandeling vraagt routine.
- Geen rekening houden met uitloop. Als een event een uur langer duurt dan gepland, heeft dat gevolgen voor de personeelskosten en de planning van het personeel daarna.
Hoe KOM de personeelsplanning aanpakt
KOM rekent de personeelsplanning altijd mee in de offerte. Je krijgt geen voorstel voor eten en drank zonder dat de bijbehorende bezetting is meegenomen. Dat scheelt je een extra rekenronde en voorkomt dat je achteraf ontdekt dat de kosten hoger uitvallen dan gedacht.
We sturen nooit personeel zonder duidelijke taakverdeling. Bar, floor, keuken en logistiek zijn van tevoren verdeeld. Bij events vanaf 75 gasten is een vaste aanspreekpersoon op de vloer standaard onderdeel van het voorstel. Die persoon bewaakt de planning, vangt piekmomenten op en is het aanspreekpunt voor de opdrachtgever tijdens het event.
Wil je goed voorbereid een offerte aanvragen, geef dan door: het aantal gasten, het type event (borrel, walking dinner, diner), de looptijd inclusief opbouw en de locatie. Dat zijn de vier variabelen die de personeelsplanning bepalen.
Veelgestelde vragen over cateringpersoneel berekenen
Bij een borrel met rondlopende hapjesservice reken je op 1 medewerker per 25 tot 40 gasten. Bij zelfbediening of een buffet kan dat 1 per 40 tot 60 zijn. De ratio hangt af van het serviceniveau dat je verwacht en de grootte van de ruimte.
Voor een walking dinner met 100 gasten reken je op 4 tot 5 floormedewerkers en 2 tot 3 keukenkrachten. Daarbij komt een coordinator als vaste aanspreekpersoon. Bij KOM is dat bij events van deze omvang standaard onderdeel van het voorstel.
Bij 50 gasten is een coordinator niet altijd noodzakelijk als de taken goed zijn verdeeld en de locatie overzichtelijk is. Vanaf 75 tot 100 gasten is een vaste aanspreekpersoon op de vloer aan te raden. Het voorkomt dat vragen blijven liggen en dat piekmomenten niet worden opgevangen.
KOM rekent servicepersoneel per uur, inclusief opbouw- en afbouwtijd. Exacte bedragen staan in de offerte. Houd er rekening mee dat een event dat langer duurt dan gepland ook doorwerkt in de personeelskosten.
Ja. Medewerkers die opbouwen zijn niet tegelijk beschikbaar voor service aan gasten. Opbouw en afbouw kosten tijd en die uren tellen mee. Dit wordt bij KOM standaard meegenomen in de planning en de offerte.
Bij een bediend zittend diner reken je op 1 medewerker per 10 tot 20 gasten, afhankelijk van het aantal gangen en de gewenste servicesnelheid. Bij meerdere gangen en een strakke timing is 1 per 10 tot 15 realistischer.
Stuur via de website het aantal gasten, het type event, de looptijd en de locatie door. KOM reageert binnen 24 uur, meestal dezelfde dag, en verwerkt de personeelsplanning standaard in het voorstel.
Wensen bespreken met KOM
Liever niet zelf rekenen? KOM maakt een voorstel inclusief eten, drank, personeel en materialen - afgestemd op jouw programma. Stuur het aantal gasten, het eventtype en de looptijd door en je hoort binnen 24 uur.
