Hoeveel koffie en thee heb je nodig bij een vergadering?
Het hangt af van de duur, het tijdstip en de groep - maar er zijn goede vuistregels. Voor een korte standup reken je op 1 kopje per persoon. Een ochtendvergadering vraagt 2 tot 3 kopjes. Een dagvergadering van 6 uur gaat richting 4 tot 6 kopjes per persoon. Vergeet daarbij water, melk, thee en koekjes: die worden minstens zo vaak gevraagd als koffie zelf.
De basisregel voor koffie en thee per vergadering
Een kopje koffie of thee is niet alleen een gewoonte - het is ook een moment van pauze en concentratieherstel. De behoefte verschilt duidelijk per type vergadering.
Voor een ochtendvergadering van 2 uur reken je op 2 tot 3 kopjes koffie of thee per persoon. Bij een dagvergadering loopt dat op tot 4 tot 6 kopjes. De verhouding koffie versus thee is bij een zakelijk publiek gemiddeld 70/30 of 80/20.
Korte vergadering tot 1 uur: 1 tot 2 kopjes per persoon. Ochtendvergadering van 2 tot 3 uur: 2 tot 3 kopjes. Halve dag of dagvergadering: 4 tot 6 kopjes per persoon. Houd bij de planning ook rekening met 10 tot 15 procent extra - vergaderingen lopen vaker uit dan gepland.
Koffie en thee berekenen per aantal deelnemers
Onderstaande tabel gaat uit van een dagvergadering met gemiddeld 5 kopjes per persoon en een verhouding van 70 procent koffie en 30 procent thee. Voor melk reken je op 0,15 liter per kopje. Water staat los van koffie en thee: plan 0,33 tot 0,5 liter per persoon per uur in.
| Personen | Kopjes totaal | Koffie | Thee | Melk (0,15L p/kopje) | Water (0,5L p/u) |
|---|---|---|---|---|---|
| 10 | 50 kopjes | 35 kopjes | 15 kopjes | 7,5 liter | 5 liter/uur |
| 25 | 125 kopjes | 87 kopjes | 38 kopjes | 18,75 liter | 12,5 liter/uur |
| 50 | 250 kopjes | 175 kopjes | 75 kopjes | 37,5 liter | 25 liter/uur |
Let op: naast koffie en thee heb je altijd suiker, zoetstof en plantaardige melk nodig. Reken op 10 tot 20 procent van de deelnemers die havermelk of sojamelk vraagt. Decaf wordt door 5 tot 10 procent van de deelnemers gevraagd en is eenvoudig te vergeten in de inkoop.
Organiseer je een vergadering of conferentie? Stuur het aantal deelnemers en de looptijd door, dan rekenen we de catering compleet uit.
Bespreek uw situatieKoffie en thee per type vergadering
De hoeveelheid die je nodig hebt, hangt direct samen met hoe de dag eruit ziet. Hieronder vier veelvoorkomende situaties.
Kort (standup of intake, 30 minuten)
1 kopje koffie per persoon, geen thee nodig. Water op tafel volstaat. Geen koekjes of gebak vereist, maar een koekje bij de koffie wordt bijna altijd gewaardeerd en vergeten.
Normaal (ochtendoverleg, 2 tot 3 uur)
2 tot 3 kopjes per persoon. Combinatie van koffie en thee, melk in beide varianten, suiker en zoetstof. Reken op 2 tot 3 koekjes per persoon per koffiemoment. Dit is het meest voorkomende vergaderformat bij zakelijke teams in Den Haag en Delft.
Dagvergadering (4 tot 8 uur)
4 tot 6 kopjes per persoon, verdeeld over minimaal 2 koffiemomenten plus een middag. Plan ook een lunchmoment in. Bied naast gewone melk altijd plantaardige melk aan. Kruidenthee in de middag is een goede aanvulling op zwarte thee - de vraag daarnaar neemt toe naarmate de dag vordert.
Conferentie met meerdere zalen
Bij grotere conferenties in de regio - denk aan organisaties als ministeries of grote bedrijven - is een centrale koffiebar of meerdere koffiestations per zaal het meest praktisch. Zorg voor meerdere geplande momenten per dag en een koffiestation met voldoende capaciteit. Een doorloopzetmachine heeft een maximale doorvoer: bij 50 of meer personen tegelijk is een tweede machine of een gefaseerde opzet nodig.
Praktische aandachtspunten bij vergadercatering
- Vergaderingen lopen vaker uit dan gepland. Plan standaard 10 tot 15 procent extra koffie en thee in - dat scheelt een haal naar de keuken halverwege de middag.
- Een doorloopzetmachine heeft een beperkte capaciteit. Bij 50 of meer personen die tegelijkertijd pauze hebben, is een tweede machine of een gefaseerde aanpak noodzakelijk.
- Koffie die langer dan 30 minuten heeft gestaan, smaakt merkbaar anders. Zet koffie pas vlak voor de pauze, niet al bij aanvang van de vergadering.
- Ochtendvergaderingen vragen meer koffie dan middagvergaderingen. In de middag neemt de vraag naar thee en water toe.
- Koekjes bij de koffie worden snel vergeten in de planning. Reken op 2 tot 3 stuks per persoon per koffiemoment.
- Decaf en kruidenthee zijn kleine details, maar als iemand ernaar vraagt en het er niet is, valt dat op.
Wat gaat er mis bij de koffie- en theeplanning?
- Te weinig thee inkopen. Bij groepen met veel vrouwelijke deelnemers of internationale gasten kan de theevraag oplopen tot 40 of 50 procent van het totaal - niet de gebruikelijke 30 procent.
- Plantaardige melk vergeten. Gemiddeld vraagt 1 op de 5 deelnemers om havermelk of sojamelk. Wie dat niet heeft, staat met lege handen tegenover een groot deel van de zaal.
- Water niet meenemen in de berekening. Koffie geeft geen voldoende vochtinname. Reken 0,33 tot 0,5 liter water per persoon per uur apart in.
- Slechts 1 koffiemoment plannen bij een dagvergadering van 6 uur. Deelnemers hebben in de middag opnieuw behoefte aan een drankje - en dat moment is net zo belangrijk als de ochtendpauze.
Hoe KOM vergadercatering aanpakt
Bij vergadercatering regelt KOM altijd de volledige koffie- en theeopstelling, inclusief plantaardige melk, suiker, zoetstof, gebak en water. De koffiemomenten worden afgestemd op het programma van de dag - zodat de koffie vers is op het moment dat deelnemers pauze nemen, niet een half uur eerder.
Voor dagvergaderingen en conferenties in de regio Den Haag, Delft en Rotterdam plannen we de opzet van tevoren door: hoeveel momenten, welke machines, hoeveel personeel. Dat voorkomt de situatie dat 40 mensen tegelijk staan te wachten bij een enkele machine.
KOM werkt voor zakelijke opdrachtgevers als ministeries, provincie Zuid-Holland en bedrijven als PostNL en ABN AMRO. Die ervaringen leren dat kleine details - de havermelk, de kruidenthee, het koekje bij de koffie - de toon zetten voor hoe deelnemers een dag ervaren.
Veelgestelde vragen over koffie en thee bij een vergadering
Voor een vergadering van 2 uur reken je op 2 tot 3 kopjes per persoon. Neem bij de planning de verhouding 70 procent koffie en 30 procent thee als uitgangspunt voor een zakelijk publiek. Voeg altijd water apart toe: 0,33 tot 0,5 liter per persoon per uur.
Vermenigvuldig het aantal deelnemers met het verwachte aantal kopjes per persoon op basis van de duur. Tel daarna 10 tot 15 procent extra op voor uitloop. Houd rekening met decaf (5 tot 10 procent) en plantaardige melk (10 tot 20 procent) als aparte posten.
Bij een gemiddeld zakelijk publiek is de verhouding 70 procent koffie en 30 procent thee. Bij internationale groepen of vergaderingen met veel vrouwelijke deelnemers kan dat verschuiven naar 50/50. Bied altijd zowel zwarte thee als kruidenthee aan.
Ja, dat is inmiddels een standaard verwachting. Reken op 10 tot 20 procent van de deelnemers die havermelk of sojamelk vraagt. Wie dat niet heeft, staat er niet goed op - terwijl het een kleine toevoeging is aan de inkoop.
Koffie smaakt merkbaar anders na 30 minuten. Zet koffie pas vlak voor de pauze, niet vooraf. Bij grotere groepen is een machine met voldoende doorvoercapaciteit of een gefaseerde opzet de oplossing.
Reken op 0,33 tot 0,5 liter water per persoon per uur, los van koffie en thee. Water op tafel is geen extra - het is een basisbehoefte die snel wordt vergeten in de catering-inkoop.
Ja, vergadercatering inclusief koffie- en theeopstelling is een van de vaste diensten van KOM. Het werkgebied omvat de regio Den Haag, Delft en Rotterdam. Stuur het programma en het aantal deelnemers door voor een passend voorstel.
Vergadercatering regelen met KOM
Van koffie tot lunch tot borrel: KOM regelt vergadercatering van begin tot eind. Stuur je programma door voor een passend voorstel. We reageren binnen 24 uur, meestal dezelfde dag.
